Spesen und Reisekosten stellen in vielen Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Kostenblock dar. Es kommt vor, dass angestellte Mitarbeiter, die vor allem im Außendienst tätig sind, überhöhtes Kilometergeld, Bewirtungskosten und mehr als die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden beim Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung geltend machen. Das ist ein klarer Fall von Spesenbetrug. Sicher genießen Angestellte Mitarbeiter das Vertrauen ihres Arbeitgebers, doch leider wird vorhandenes Vertrauen oft dann mißbraucht, wenn die eigenen Kontrollmechanismen schlichtweg versagen.
Was kann ein Arbeitgeber unternehmen, wenn dieses Grundvertrauen infrage gestellt wird?
Die Einschaltung eines Detektivs, der sofortige Ermittlungen aufnimmt, um Spesenbetrug aufzudecken, ist eine zielführende Maßnahme. Wenn erste Verdachtsmomente vorliegen, die auf Spesenbetrug deuten, können professionelle Ermittlungen dazu führen, dass durch diese Beobachtungen gerichtsverwertbare Beweise dokumentiert und gesichert werden.
Die Detektive der Detektei A.M.G. DETEKTIV AG ermitteln
In Wiesbaden hat ein Detektiv der Detektei A.M.G. DETEKTIV AG vor wenigen Wochen Ermittlungen gegen einen Außendienstmitarbeiter wegen des Verdachts auf Spesen- und Abrechnungsbetrug aufgenommen. Der Arbeitgeber wurde anhand der vorgelegten Reisekostenabrechnungen misstrauisch. Die Terminfrequenz dieses Mitarbeiters erhöhte sich ab einem bestimmten Zeitpunkt auffällig. Die Erfolge des Mitarbeiters blieben jedoch aus. Der Arbeitgeber wurde skeptisch.
Erst durch eine nachträgliche Überprüfung der Reisekostenabrechnungen ist aufgefallen, dass wöchentlich 15 Kundenbesuche mit einem täglichen Arbeitszeiteinsatz von mehr als 8 Stunden abgerechnet wurden. Bei einem Spesensatz von 12,00 EUR pro Tag wurden diesen angestellten Außendienstmitarbeiter in der Woche 60 EUR steuerfrei, ohne Einzelnachweis, vom Arbeitgeber erstattet. Die Terminfrequenz von 15 Kundenbesuchen setzte sich über mehrere Wochen fort. In der Spitze hatte der Mitarbeiter sein Einkommen um 240 EUR netto erhöht.
Der Arbeitgeber beauftragte einen Detektiv, um die Beobachtungen des Mitarbeiters aufzunehmen. Die Ermittlungen wurden über einen repräsentativen Zeitraum durchgeführt. Durch Beobachtungen des Detektiv wurde dokumentiert, dass der Mitarbeiter nur an 2 Tagen in der fraglichen Woche jeweils 2 Kunden besucht hat. Die anderen in der Reisekostenabrechnung deklarierten Tage hat er Zuhause bei seiner Familie verbracht.
Die Ermittlungen ergaben, dass er an diesen Tagen nicht für den Arbeitgeber tätig war. Darüber hinaus vermerkte der Detektiv nach seinen Beobachtungen, dass der Mitarbeiter an dem Tag, an dem er angeblich 3 Kundentermine mit jeweils 12 Stunden Abwesenheit wahrgenommen hat, nachmittags mit seinen Kindern auf einem Spielplatz war und abends mit seiner Frau in der benachbarten Stadt ein Restaurant besuchte.
Die Rechnung des privaten Abendessen hat der Mitarbeiter ebenfalls als Bewirtungsspesen dem Arbeitgeber zur Erstattung vorgelegt. Zudem wurde festgestellt, da bekanntlich der Name, Vorname und die Adresse der bewirteten Person und der Grund der Zusammenkunft vermerkt werden muss, dass die Daten einfach aus dem Telefonbuch abgeschrieben wurden.
Das ist schlichtweg Spesenbetrug, der durch diese Beobachtungen aufgedeckt wurde.
Das Verhalten der Mitarbeiter, die Spesenbetrug begehen, ist kein Kavaliersdelikt und deshalb sollte bei einem Anfangsverdacht sofort ein Detektiv eingeschaltet werden, der durch eine Mitarbeiterüberwachung dem Auftraggeber wichtige gerichtsverwertbare Beweise liefert. Das spricht sich dann auch schnell in der Belegschaft herum und kann den finanziellen Schaden für jeden Arbeitgeber in Zukunft reduzieren.